Z elektronických registračných pokladníc sa pred pár mesiacmi stali online registračné pokladnice. Mnohí podnikatelia očakávali, že sa v ich podnikaní nič zásadné nezmení, iba ich „kasy“ budú online pripojené na finančnú správu. Mnohých zaskočilo, že procesy sa neraz nezjednodušujú a navyše im pribudli nové starosti.

Dlhšie čakanie v obchodoch

Od 1. apríla tohto roka sa do systému eKasa museli povinne pripojiť všetky novovzniknuté prevádzky, ostatní podnikatelia mali zákonnú povinnosť nabehnúť na systém eKasa od 1. júla. Zmeny spozorovali aj ľudia pri nákupoch v niektorých bežných obchodných prevádzkach. Pani Alenu Smurdovú z Bratislavy sme zastihli v malej predajni potravín. Ako poznamenáva, zaregistrovala, že jej niekde obchodníci vydávajú pokladničné bločky so symbolom MF a inde s QR kódom.

„Pri pokladniciach, ktoré tlačia QR kód, to trvá o pár sekúnd dlhšie než doteraz,“ podotýka. Kým pri doteraz používaných fiškálnych registrovaných pokladniciach nájdete na vydanom bloku ochranný znak ministerstva financií MF, pri nových online pokladniciach (systém eKasa) už len QR kódy a kód z alfanumerických znakov.

Obchodný reťazec Kaufland zaviedol tento systém podľa hovorkyne Lucie Langovej vo všetkých 67 predajniach s 1 098 pokladnicami už od júla. „Vo všeobecnosti eKasa zmenila celý proces. Pokladničný blok sa po zaplatení odošle finančnej správe, potom sa vráti s QR kódom a následne sa vytlačí. Pred eKasou sa blok tlačil priebežne počas nákupu, ako sa blokovali jednotlivé položky. Po zmene procesu sa predĺžil čas strávený pri pokladniciach o osem až desať sekúnd, s čím sa zákazníci budú, žiaľ, stretávať u všetkých predajcov,“ podotýka L. Langová.

Čakanie na vystavenie pokladničného bločku potvrdil aj garant ekonomických programov spoločnosti Kros Marek Polic. Podľa neho to spôsobuje zapojenie pokladníc do systému eKasa, ktorý posiela kontrolnú informáciu o vystavení bločku finančnej správe a následne čaká na potvrdenie transakcie medzi obchodom a zákazníkom „Ovplyvňuje to aj samotná pokladnica - jej softvér, internetové pripojenie -, aj systém finančnej správy,“ dodáva M. Polic.

Pomalšia reakcia z pokladnice

Aj podnikatelia sa najviac sťažujú na pomerne pomalú prevádzku a dlhšiu reakciu pri používaní eKasy a tlačení dokladov z nej. „Napríklad aj na to, že doklad z eKasy sa vytlačil ako nefiškálny, teda nenastal do časového limitu ohlas zo servera finančnej správy. Preto tieto doklady nie sú v zozname odoslaných dokladov na konci dňa a treba ručne zisťovať, o ktoré doklady ide,“ poznamenáva pre TREND poradkyňa Združenia podnikateľov Slovenska (ZPS) Jaroslava Lukačovičová.

Podľa J. Lukačovičovej daniari napríklad deklarujú, že v rámci nového systému kontrol môže pred vašou obchodnou prevádzkou sedieť pracovník finančnej správy a po každom zákazníkovi, ktorý opustí predajňu, skontrolovať, či z eKasy odišiel doklad. „Takto môže chodiť a pozorovať 30 dní. Až po tomto termíne sa oficiálne preukáže a predloží zoznam zistených skutočností počas tejto kontroly. Takýto postup je fyzicky možný len v prípade menších a úplne malých prevádzok, nie v obchodných reťazcoch,“ apeluje poradkyňa. Otázka je, aký efekt by mal prípadný zistený únik príjmov v porovnaní s vynaloženým časom a nákladmi na mzdu pracovníka finančnej správy.

Problém najmä pre malých

Mnohé väčšie firmy sa zapojili už do pilotného testovania eKasy, a tak prešli zmenou lepšie než malé spoločnosti či živnostníci. Dôvod je zrejmý. Ich správu zabezpečuje väčší počet ľudí, prípadne celé špecializované oddelenia.

„Malé firmy alebo živnostníci sú často jediní, u ktorých sa zhromažďujú všetky zmeny súvisiace s prevádzkou firmy. Často tak musia prežiť peklo legislatívnych zmien na vlastnej koži,“ dodáva poradkyňa ZPS. J. Lukačovičová hovorí, že najmä tí „malí“ už na začiatku, teda po podaní žiadosti o pridelenie kódu eKasa, zápasili s tým, že nevedeli, kde majú hľadať balíček autorizačných a inicializačných údajov, až kým správca dane nevydal asi päťstranový manuál s postupom krokov, ako sa k týmto údajom dostanú.

Predkladatelia zákona sľubovali zjednodušenie administratívy a odbúranie povinnosti platiť servisnú organizáciu pri každom úkone. Väčšinu z týchto lákadiel sa však podľa J. Lukačovičovej nepodarilo naplniť.

Sporné odbúranie administratívy

Ako apeluje hovorkyňa finančnej správy Ivana Skokanová, už od roku 2015 pokladnice musia byť pripojiteľné na internet a musia byť schopné zabezpečiť online prepojenie s ich informačnými systémami. „So zavedením eKasy sa počítalo už dlhodobo - vyplýva to nielen z programového vyhlásenia vlády, ale aj z akčného plánu boja proti daňovým podvodom. Celkový finančný dosah na strane štátu, respektíve finančnej správy, na jej zavedenie predstavuje sumu osemnásť miliónov eur s DPH.“

Administratívne používanie elektronickej pokladnice nie je pre podnikateľov v praxi vždy najjednoduchšie. „Každá prevádzka či živnostník potrebujú aj tak údaje z pokladnice pre svoje účtovníctvo a evidenciu príjmov. Aj keď nemusia robiť denné uzávierky, zároveň nie sú všetky eKasy prepojené s účtovným systémom, ktorý používajú, a tak si uzávierky aj iný druh reportu jednoducho urobiť musia,“ spresňuje účtovná poradkyňa.

Podnikateľ síce nepotrebuje servisnú organizáciu, aby mu zapečatila pokladnicu a robila servis, ale často sa bez zásahov minimálne technickej podpory dodávateľa eKasy nezaobíde. Či už pri jej spustení, alebo pri prevádzke.

Výrobcovia pokladníc verzus štát

Pokiaľ ide o prepojenie s účtovnými systémami, podľa I. Skokanovej finančná správa certifikuje iba program, ktorý zabezpečuje komunikáciu pokladnice so serverom eKasy. „To znamená ukladanie tlačených a odosielaných dát do chráneného dátového úložiska a jednorazový a trvalý zápis údajov doň. Necertifikujeme ani inak nezasahujeme do komunikácie medzi pokladnicou a nadradeným programom, napríklad pokladničným programom, skladovým či účtovným programom, ani necertifikujeme tlačiarne či iné zariadenia,“ spresnila Skokanová.

Od júla až do konca roka 2019 nedostanete pokutu za nepoužívanie eKasy

Podotýka tiež, že samotná eKasa nemá žiadnu súvislosť napríklad s predĺžením čakania pri pokladniciach. Prípadná dlhšia reakcia pokladníc súvisí s riešeniami výrobcov pokladníc. „Tí sa s tým vyrovnali rôzne. Niektorí pristúpili k riešeniu problému zodpovedne a vyvinuli zariadenie, ktoré po pripojení do systému eKasa vydáva pokladničné doklady rovnako rýchlo ako pred jeho zavedením. Iní výrobcovia prišli s riešením, ktorého výsledkom je pomalšia tlač dokladov,“ konštatuje I. Skokanová s tým, že to nespôsobuje pripojenie do systému eKasa, ale riešenie zo strany výrobcov online registračnej pokladnice. Výrobcovia zase apelujú, že prepojenie museli upravovať od začiatku v podstate naslepo.

Jaroslava Lukačovičová upozorňuje, že nie všetky eKasy sú prepojené s účtovným systémom.Zdroj: Archív J. Lukačovičovej

Trápenie so splnomocneniami

V stave, v akom sa projekt momentálne nachádza, zavedenie eKasy podľa majiteľa účtovnej spoločnosti Agrico M. Gandžalu podnikateľom nepomohlo. Práve naopak. „Pribudla im vysoká administratívna záťaž. Museli žiadať o pridelenie kódov eKasa a zabezpečiť si nové splnomocnenia pre oprávnenia na prístup k reportom.“ Pridáva aj vlastnú skúsenosť. Na to, aby účtovníci videli reporty klientov, ktorí spravujú účtovníctvo, si museli vybaviť na finančnej správe prístup k reportom eKasy, a to formou nového splnomocnenia. Pritom majú bežne uzatvorenú plnú moc od nich pre elektronickú komunikáciu, ktorá však nestačila.

„Klienti nás museli splnomocniť novou plnou mocou na prístup k funkciám eKasy s uvedením, že táto sa týka eKasa zóny v jednej z možností v rozsahu administrátor, technik, účtovník alebo prevádzkar,“ približuje účtovný poradca problémy z praxe. K skvalitneniu podnikania podľa neho neprispel ani chaos s procesom zavádzania eKasy, napríklad neskoré certifikácie, nedostatok pokladníc či nedostatočné údaje v reportoch pre finančnú správu.

Reporty, ktoré nič neukážu

Mesačné reporty eKasy od finančnej správy sú pre podnikateľov orieškom, ktorý musia rozlúsknuť. Aktuálne sa dajú stiahnuť v excelovej tabuľke, vždy však až po skončení mesiaca. Preto si účtovníci nevedia skontrolovať priebežný stav. Keďže zákon podľa daňovej poradkyne Márie Samekovej zrušil povinnosť denných uzávierok, mnohé pokladnice túto možnosť ani neponúkajú.

„Mám však informáciu, že finančná správa vzhľadom na mnohé požiadavky od podnikateľov, účtovníkov a daňových poradcov pracuje na úprave pohľadov a reportov v eKasa zóne,“ potvrdzuje M. Sameková. Podľa M. Gandžalu by mali byť reporty prepracovanejšie, ponúkať možnosť viacerých formátov a poskytovať viac informácií pre korektné účtovanie. „Momentálne reporty dávajú dohromady údaje zo všetkých pokladníc podnikateľa. Nie je možné identifikovať tržby podľa prevádzok alebo podľa druhu tovaru či služby. Nečlenia sa podľa druhu platby, teda či išlo o hotovosť, platbu kartou, poukážkou alebo šekom,“ spresňuje účtovný poradca.

Obchodníci, ktorých TREND oslovil, sa neraz sťažovali aj na nesúlad v sumách medzi mesačnými tržbami evidovanými v reportoch eKasa vo finančnej správe a medzi údajmi vo vlastnej evidencii. „Keďže pokladnice nevytvárajú mesačné reporty, podnikatelia si musia prácne spočítavať denné tržby, aby si dokázali porovnať sumy s údajmi v reportoch. Aj keď nemajú povinnosť vyhotovovať denné uzávierky, tržby nesedia ani podľa dní,“ konštatuje M. Gandžala. Otázkou teda ostáva, ktorá suma je pre účtovníctvo záväzná.

Zbytočné pokuty

Elektronická online pokladnica je povinná od 1. júla pre všetkých, ktorí dovtedy evidovali tržbu cez elektronickú registračnú pokladnicu. Jej výhodou je, že ako pokladnice môžu podnikatelia využívať nielen klasické registračné pokladnice, ale aj tablety, mobily či počítače. Do konca roka sa zaviedlo prechodné obdobie pre neudeľovanie pokút tým, ktorí požiadali o pridelenie kódu eKasa do 30. júna.

„Tí podnikatelia, ktorí o pridelenie kódu nepožiadali včas, sa pokute nevyhnú. Pokiaľ podnikateľ ešte o kód nepožiadal, mal by to urobiť čo najskôr, pretože pokuty sú vysoké, pohybujú sa od 330 eur, pri opakovanom porušení násobne viac, až do 20-tisíc eur, pričom hrozí aj odňatie živnostenského oprávnenia,“ varuje M. Sameková.

Podnikatelia by mali spolupracovať iba s certifikovanými dodávateľmi a nečakať s pripojením do systému eKasa do posledného dňa na zatiaľ necertifikovaného dodávateľa. Pokiaľ však už majú pridelený kód eKasa, musia v systéme evidovať platby hneď po kúpe online registračnej pokladnice.

Cieľom je zamedziť únikom daní

Situácia na trhu sa po podmienečnom predĺžení termínov na eKasu upokojila. Mnohí výrobcovia boli certifikovaní, podnikatelia stále majú priestor vybrať si vhodné riešenie, dostatočne ho otestovať a ísť od budúceho roka do ostrej prevádzky pripravení. Ako vnímajú online pokladnice dodávatelia takýchto riešení?

Odklad dodávateľom pomohol

Podľa výkonného riaditeľa spoločnosti Solitea Slovensko Viktora Pieša posun reálnych nasadení eKasy u zákazníkov pozitívne ovplyvnil aj túto oblasť. „Odkladom vznikol čas na dôkladnejší prieskum trhu v oblasti nových dodávateľov eKasa riešení a na ich integráciu do podnikových a účtovných systémov. Rovnako niektorí existujúci dodávatelia dokázali získať certifikáty pre svoje riešenia aj možnosť obslúžiť klientov upgradom pokladničných zariadení na eKasu,“ dodáva V. Pieš.

Finančné náklady, ktoré musí znášať podnikateľ, sú podľa V. Pieša najčastejšou výhradou k zavedeniu eKasy. Okrem tejto prekážky sa v technických riešeniach eKasy zrušili aj uzávierkové operácie, ktoré pomáhali podnikateľom s bežnou prevádzkou.

„Denné uzávierky už síce nie sú povinné, no v praxi ich väčšina podnikateľov potrebuje na to, aby vedeli skontrolovať stav hotovosti či zaúčtovať tržby. Celá tržba z rozdielnych spôsobov platby sa tým v systéme eKasa eviduje ako hotovosť. Problematické potom môže byť napríklad dokladovanie reálneho stavu hotovosti pri kontrolách zo strany štátnej správy,“ upozorňuje V. Pieš.

Vynechanie servisných organizácií, ktoré sa zo zákona starali o pôvodné registračné pokladnice, síce na prvý pohľad prináša podnikateľom väčšiu voľnosť a zníženie nákladov tým, že si online pokladnicu budú udržiavať sami. Zložitejšie však môže byť podľa V. Pieša rozhodovanie, na koho sa v prípade poruchy má obrátiť: na dodávateľa pokladnice, výrobcu chráneného dátového úložiska, výrobcu pokladničného systému alebo dodávateľa internetu?

Certifikácia mimo rúk výrobcov

Tvorcovia účtovných a podnikových softvérov sa zapájali do systému eKasa spoločne s výrobcami pokladníc. Tí sa zase viazali na dlhý proces certifikácie svojich zariadení, ktorý nebol celkom v ich rukách. „Hneď ako konkrétny typ pokladnice získal certifikáciu, výrobcovia pristúpili k úpravám hardvéru a softvéru, aby spĺňal nové podmienky legislatívy a dokázal sa pripojiť do systému eKasa.

Tieto úpravy neboli jednoduché a mnohé pokladnice nebolo možné na tento prechod pripraviť. Na trh sa tak dostali nové pokladnice, naopak predaj niektorých starších typov bol ukončený,“ prezrádza garant ekonomických programov spoločnosti Kros Marek Polic.

V cudzine bez dátového úložiska

Skúsenosti s online pokladnicami majú aj v Asseco Solutions. Ako prezrádza výkonná riaditeľka Edita Angyalová, napríklad v zahraničí sú dostupné riešenia výlučne online, teda bez nutnosti mať aj fyzické dátové úložisko. „Slovenské riešenie je komplikovanejšie práve pre tento aspekt. Má to pozitíva, ale aj rizika. Či dôjde k lepšiemu výberu daní plošne alebo sa objavia anomálie, uvidíme až po januári 2020.“

Zlepšovanie výberu daní a zvyšovanie podielu transparentných prevádzok by malo pozitívne ovplyvniť trh. „Vyčistenie prostredia dlhodobo pomôže férovým firmám. Ale je nešťastné, nielen pri eKase, ak musia investovať do niečoho, čo kúpili nedávno a možno ešte ani neodpísali. Štát mohol myslieť na určitú kompenzáciu v tejto oblasti hlavne pre drobných podnikateľov,“ uzatvára E. Angyalová. Dúfa, že infraštruktúra finančnej správy od Nového roka zvládne enormný nápor. Ak by pravidelne zlyhávala, masívne by to narušilo dôveru v celý systém.

Názory z praxe

Aké sú vaše postrehy v rámci používania systému eKasa?

Marek Harbuľák, generálny manažér Asociácie hotelov a reštaurácií Slovenska

Najčastejším negatívom eKasy je pomalé spracovanie a tlač dokladov. Vytvára to problém hlavne pri sezónnych zariadeniach, akými sú bufety či rýchle občerstvenia, ale aj iné stravovacie prevádzky. Ďalším negatívom je, že súčasné systémy zďaleka neponúkajú taký rozsah doplňujúcich funkcionalít a možností, ktoré ponúkali elektronické registračné pokladnice. Špecifikom ubytovacích služieb je, že eKasa je často súčasťou komplexného riešenia spojeného s rezervačným alebo inými prevádzkovým systémom. To znamená, že dáta o spotrebe či konzumácii sa naťahujú z týchto systémov do eKasy. Dostupné certifikované riešenia tieto kritériá kompatibility nespĺňali a dvaja z troch najviac využívaných dodávateľov elektronických registračných pokladníc nemali v pôvodnom termíne certifikáciu pre svoje riešenia.

—-

Pre oneskorencov

Podľa aktuálnych údajov je v systéme eKasa evidovaných viac ako 217-tisíc pokladníc. To je počet pokladníc, ktorým registrátor pridelil kód pokladnice. Z tohto počtu už fyzicky v systéme eKasa eviduje tržbu a vydáva bločky vyše 120-tisíc pokladníc.

Podľa audítorky a daňovej poradkyne Márie Samekovej finančná správa stále prijíma žiadosti o pridelenie kódu pokladnice, aktuálne sa však počty hýbu už len v desiatkach denne. „Na trhu by malo byť už len minimum pokladníc, ktoré si nesplnili zákonnú povinnosť a nepožiadali o pridelenie kódu. Celkový počet pokladníc by mal byť okolo 220-tisíc.“

Finančná správa prijala celkovo 93 žiadostí o certifikáciu, 70 z nich už vybavila (z toho 43 kladne), pri 23 stále prebieha konanie. Podľa M. Samekovej by teda na trhu malo byť už dosť certifikovaných riešení. „Aktuálne si už podnikatelia majú z čoho vyberať. Napriek tomu mnohí čakajú na dodávateľa, ktorý certifikáciu ešte nemá. Je na každom z nich, aby zvážil toto vyčkávanie, ktoré ho môže dostať na konci roka do časového stresu. Možno je najvyšší čas začať spolupracovať s iným už certifikovaným dodávateľom,“ dodáva.

—-

Systém eKasa k 9. septembru 2019

Poznámka: VRP - virtuálna registračná pokladnica, ORP - online registračná pokladnica

PRAMEŇ: Finančná správa SR

Zdroj: [15.09.2019; etrend.sk; Týždenník Trend; 10:00; Zuzana Kulová]